所謂ERP系統,是指建立在信息技術基礎上,以系統化的管理思想,為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。近年來信息化系統工程取得了顯著的發展,信息化建設已經在社會上全面展開,而信息技術的革命同樣也給物流領域發生深刻變化帶來可能。從管理方式上講,成長型企業大多數是老板集權的管理模式,很多事情都是老板拍板。決策上帶有很多的主觀性與隨意性,對企業的長期穩定發展不利。ERP的實施能夠在有效監控的情況下,將決策權利部分下放,并且通過信息的快速傳遞來提供決策支持;從經營特征上講,很多中成長型正好處于創業階段向發展階段轉變的過程中,在創業階段,產品與服務的領先,市場的迅速開拓是經營的主要焦點;在發展階段,市場競爭,保證質量與降低成本是工作的核心。ERP的實施能夠幫助企業有效解決降低成本與提高質量這一核心問題。現針對成長型企業信息化的特點,提出在ERP實施中必須注意以下幾點:
ERP實施的關鍵問題
一、選擇有軟件研發能力的公司
合作對象包括軟件供應商和管理咨詢公司。所選的專業咨詢公司應當有著良好的信譽,能夠真正站在企業的立場上提供咨詢,一是在促進企業管理觀念的改變上應有豐富的經驗并提供正確完整的轉變框架;二是能為客戶管理層和員工的參與提供指導;三是在企業實施過程中遇到或將要遇到困難時,能及時幫助解決,從而保證頂目的順利進行。
二、領導高度重視和直接參與
成長型中小企業一般人員相對較少,組織結構比較扁平化,企業高層領導的決心和態度成為ERP上線能否順利推動的風向標,同時也是考驗高領導人意志和魄力的過程。真正的“一把手”工程,不僅要求企業領導勤聽匯報,勤看報告,而且要直接參與到實施的過程中去。在ERP實施的初期,大家都懷有好奇的心理,比較樂于接受,一般也都會比較順利。在經過了艱苦的數據準備和流程確認之后,實施過程中又會遇到很多困難,對新系統中的數據跟進就會越來越慢,出現與預期效果的偏差,企業的期望值就會相應下降,會對ERP系統失去信心。這時,如果企業領導者沒有一定成功上線的決心,業務人員更是會一瀉千里,導致ERP上線的半途而廢。同時,由于國內企業千絲萬縷的內部關系,必須“一把手”堅定信心,強力實施、強權實施,才能保證ERP的順利實施。這樣的權威絕不是一個ERP的項目經理所能辦到的。很多企業沒能將ERP進行到底,這恐怕也是原因之一。
三、建立核心的ERP項目小組
ERP系統在企業中的實施必須有一個具有推動力的項目小組,核心成員在企業中要求是具有一定影響力的人員,并且具有較強的業務綜合能力、工作協調能力和領導能力,最好是全職的,只對決策層負責。如果核心成員歸屬于部門,在開展工作時會先考慮自己部門利益或受制于部門領導而必須服從本部門利益,這樣實施ERP系統時將會產生一定程度的不必要的管理上的妥協,而給系統實施增加人為的風險,甚至有可能以犧牲系統運行的有效性為代價。
四、要抓住關鍵而不要追求大而全
企業必須在需求定義時將問題細化,明確實施次序、實施重點,對于成長型企業而言,定義需求的原則是好用、實用,不要盲目追求“大而全”。比如,對于迫切需要理順管理的企業來說,上ERP的目的就是要借助ERP的力量理順管理問題,借助軟件功能來規范管理;而對于迫切需要完善信息管理的企業來說,上ERP的目的則是先實現數據統一,再通過ERP信息化和管理理念督促企業管理的完善和提高。
五、業務流程重組應循序漸進
ERP要求企業先梳理清楚自己的業務流程,然后進行簡化、重組,最后才實現操作自動化,這是一些成功企業的共同點。對于成長型企業而言,由于其管理基礎的約束,流程重建不能全線出擊,必須首先分析全部作業流程,選擇存在問題最突出的環節或核心環節進行重建。
成長型企業宜采用邊實施邊調整的循序漸進的流程調整方法,不一定強調在實施之前先進行全面的業務流程重組。因為大面積的流程重組,很可能會給中小企業帶來震動,并對正常業務的進行產生影響;另一方面,長時間的基礎數據準備、業務流程討論,很有可能使最初進入系統的數據就不準確,而使系統變成了“垃圾箱”,流程改變也不可能得到支持。成長型企業的長處是業務過程相對簡單、反應速度快,沒有理由因為實施了ERP系統而影響到它的彈性。進行BPR要因企業的情況而異,不是每個企業都一個做法。重組后的業務過程應當更簡潔、反應更快,否則就與實施ERP的初衷相背了。
六、二次開發與完善要與通用功能分開實施
成長型企業由于時間、資金、人力資源等方面的約束,實施ERP通常不可能在所有的業務流程同時開始實施ERP,也不可能一下子實施ERP中的所有功能。因此,應當從提高企業整體競爭力的角度出發,從那些“瓶頸”業務流程入手;對于業務流程內的功能需求,優先考慮哪些對改進關鍵增值活動有明顯效益的需求。只有這樣,才能既有效控制ERP項目的時間、成本,又能切實看到效益,這樣后續的ERP項目才能進行。在實施過程中常見的錯誤就是ERP項目承諾了過多對于實現企業增值并無實際幫助的功能需求,導致大量的客戶化或二次開發工作,項目進度拖延,成本超支。企業員工分階段、分內容、分管理層次要貫穿始終的培訓。實施過程中的進度控制及績效考核機制和審計制度的引入都對會對ERP的成辦實施產生一定的影響,哪一個環節出現了問題,ERP都不會完全成功。
注意事項
接下來小編給大家說說中小企業實施ERP應注意問題:
(1)企業IT環境差、企業專業ERP人才缺乏。企業缺乏精通IT的人才。目前企業ERP應用面臨的主要問題是,如何培養造就一批既有理論基礎,又有實踐經驗的專業人才,以滿足企業不斷增長的信息化建設需要,缺乏人才是ERP實施中的瓶頸。企業對計算機網絡、系統軟件、應用軟件缺乏應用基礎。
(2)對ERP的認識存在誤區。認為ERP是一個“交鑰匙工程”,對ERP實施顧問的工作過程和特點不了解,把實施顧問叫做“ERP施工隊”;認為施行ERP是ERP服務商的事,企業施行ERP完全依賴服務商,這可能導致項目久拖不決。
(3)企業管理水平、觀念落后。對企業而言,管理模式相對落后,仍處于傳統手工經驗管理狀態,企業在管理過程中,有些規章制度建設滯后,管理中還存在隨意性、主觀性和不規范性;粗線條的企業管理,制度不健全,而且一些規章制度執行不到位。這些都制約了ERP系統在企業的成功施行。ERP不僅是一種先進的管理工具,還融合了先進管理思想,如果企業自身的管理缺乏一定的基礎,即使上了ERP,也發揮不了多大作用。
(4)對實施困難、風險估計不足。ERP系統的施行對于企業來講是一次管理上的改革、是一個系統工程,涉及到企業的方方面面。在ERP施行過程中,存在諸如:實施周期長、投資大、系統復雜性和不確定性等風險因素,使企業決策層必須對施行ERP系統的風險有足夠的認識,提高化解風險的能力,否則,有ERP系統施行失敗的可能。
(5)施行ERP是企業管理全方位的變革。企業領導層應該首先是受教育者,其次才是現代管理理論的貫徹者和施行者,規范企業管理及其有關環節。使之成為領導者、管理層及員工自覺的行動,使現代管理意識扎根于企業中,成為企業文化的一部分。
(6)企業管理班子要取得共識。要眼睛向內,練好內功。做好管理的基礎工作,這是任何再好的應用軟件和軟件供應商都無法提供的,只能靠自己勤勤懇懇地耕耘。把ERP的施行稱為“第一把手工程”,這在我市企業信息化建設中行到了證明。ERP是一個管理系統,牽動全局,沒有一把手的參與和授權,很難調動全局。
總之,越來越多的企業開始意識到只有利用信息技術,提升企業的制造技術、管理技術,才能增強企業自身的核心競爭力。因此建立一套高效的信息系統,提供快速、準確、及時、全面的信息對企業的發展具有重大意義。
總結
總之,ERP不僅是一種管理技術,更是一套管理思想,是從理念上對企業的再造工程。ERP的實施涉及企業的方方面面,是企業深層次的變革。企業必須深入認識、統一認識、協調運作。企業如果能在以上幾方面引起足夠的重視,做好充分的準備,經過一段艱苦的實施過程,必會取得應有的實施效果。ERP是借用一種新的管理模式來改造原企業舊的管理模式,是先進的、行之有效的管理思想和方法。ERP軟件在實際的推廣應用中,其應用深度和廣度都不到位,多數企業的效果不顯著,沒有引起企業決策者的震動和人們的廣泛關注。