8.1 流程模擬

本章的內容都在“系統(tǒng)設置”菜單下面，如圖8-1。如果本企業(yè)之前沒有使用過ERP系統(tǒng)，也沒有對基礎數(shù)據(jù)確定編碼原則，則需先學習“8.4 分類及編碼規(guī)則設定”。如果之前基礎數(shù)據(jù)的編碼比較完善，則按順序學習即可。（之所以把導出Excel模板放在系統(tǒng)初始化之前講解，是為了導出的Excel模板中有樣例數(shù)據(jù)，好依葫蘆畫瓢。）

圖8-1 系統(tǒng)設置

（1）準備基礎數(shù)據(jù)

打開【系統(tǒng)設置】/【基礎數(shù)據(jù)接口】模塊，點【導出模式】，選左邊某分類，右邊表格顯示的是ERP中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)，點【導出Excel模板】，如圖8-2，然后按照模板整理基礎數(shù)據(jù)。

圖8-2 基礎數(shù)據(jù)接口-導出模式

（2）系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)上線前，需要清除ERP中的測試數(shù)據(jù)，打開【系統(tǒng)設置】/【系統(tǒng)初始化】模塊，可以點下面的【全部】，再點【初始化】，將清除所有數(shù)據(jù)，也可以保留某些項目，比如“會計科目”，只要把前面的勾去掉即可，如圖8-3。

圖8-3 系統(tǒng)初始化

提醒：初始化將清除所勾選模塊的數(shù)據(jù)，謹慎操作，建議事先備份。系統(tǒng)剛剛安裝好之后，不要急著初始化，可以先用測試數(shù)據(jù)來熟悉系統(tǒng)功能。

系統(tǒng)正式上線時，可以保留一個賬套用于測試練習，重新建立一個正式賬套，并且只對正式賬套進行初始化。

（3）導入基礎數(shù)據(jù)到ERP

整理完基礎數(shù)據(jù)后，打開【系統(tǒng)設置】/【基礎數(shù)據(jù)接口】模塊，點【導入模式】，選左邊某分類，拷貝Excel數(shù)據(jù)，如圖8-4，然后點系統(tǒng)的【粘貼】，最后點【保存】，如圖8-5。把前面模擬劇本所涉及到的基礎數(shù)據(jù)，用同樣的方法都導入到ERP中。

圖8-4 按鍵盤Ctrl + C 鍵拷貝Excel數(shù)據(jù)

圖8-5 基礎數(shù)據(jù)接口-導入模式

提醒：拷貝Excel數(shù)據(jù)時，建議連同列頭一起拷貝，以便粘貼到系統(tǒng)后，對系統(tǒng)列頭進行對比，防止錯位，核對無誤后，再把列頭刪除。同時，注意導入提醒。 

如果導入時出現(xiàn)“重復鍵”錯誤，是因為要導入的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中已經存在（或隱式存在，查詢時不顯示），可以更改導入選項為“先清除再導入”，如圖8-6。

圖8-6 更改導入選項

在導入過程中，最可能失敗的是BOM導入，有幾點尤其需要注意，如圖8-7。

圖8-7 BOM導入注意點

8.2 系統(tǒng)參數(shù)

打開【系統(tǒng)設置】/【子系統(tǒng)參數(shù)】，點【公共】，設置小數(shù)位數(shù)，如圖8-8。

? 開賬年度：啟用ERP系統(tǒng)時所在年度。

? 開賬月份：啟用ERP系統(tǒng)時所在月份。

? 當前年度：當下年度，每月初更改此值。

? 當前月份：當下月份，每月初更改此值。

? 稅率%：系統(tǒng)單據(jù)默認的稅率。

? 數(shù)量保留小數(shù)位數(shù)：系統(tǒng)單據(jù)中數(shù)量相關字段保留的小數(shù)位數(shù)，最多6位。

? 單價、金額保留小數(shù)位數(shù)：系統(tǒng)單據(jù)中金額相關字段保留的小數(shù)位數(shù)，最多6位。

? 單頭只顯示第一行：單據(jù)流水簿界面，通常一行單頭對應于多行單身，啟用后顯示更簡潔，對導出Excel沒有影響，導出的數(shù)據(jù)不會隱藏。

? 表格背景顯示斑馬條紋：單據(jù)流水簿界面，相連單號顯示不同顏色，便于把每張單據(jù)看成一個整體。

? 基礎數(shù)據(jù)被引用后不可刪除（客戶、供應商）：啟用后，必須把相關單據(jù)都刪除后，才可以刪除基礎資料，防止單據(jù)找不到歸屬。

? 業(yè)務單據(jù)流程先后關卡控制（采購訂單、銷售訂單、工單）：啟用后，系統(tǒng)關聯(lián)單據(jù)間一環(huán)卡一環(huán)，體現(xiàn)ERP對業(yè)務的規(guī)范和控制。

? 數(shù)據(jù)庫更新日期：預留功能，用于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表結構的升級與更新。

圖8-8 子系統(tǒng)參數(shù)-公共

8.3 功能詳解

8.3.1 系統(tǒng)初始化

一般在新建立賬套后，通過系統(tǒng)初始化功能，可以批量刪除新賬套中系統(tǒng)自帶的供模擬練習使用的基礎資料和業(yè)務單據(jù)，參見流程模擬部分。

8.3.2 分類及編碼規(guī)則設定

要正式實施ERP系統(tǒng)，首先要做的第一件事情就是確定編碼原則，特別是“貨品”、“客戶”、“供應商”這3大基礎數(shù)據(jù)的編碼原則。

編碼有一個原則、二個方法：

一個原則：唯一性原則，對貨品來說，就是一物一碼；對客戶、供應商來說，就是根據(jù)客戶編碼可以唯一區(qū)分客戶，供應商同樣如此。

二個方法：“流水碼”和“特征碼”。

流水碼：顧名思義，就是1、2、3、……。

特征碼：舉一個例子，身份證號碼，18位身份證號碼各位的含義：

（1）1-2位省、自治區(qū)、直轄市代碼； 

（2）3-4位地級市、自治州代碼； 

（3）5-6位縣、縣級市、區(qū)代碼； 

（4）7-14位出生年月日，比如19670401代表1967年4月1日； 

（5）15-17位為順序號，其中17位男為單數(shù)，女為雙數(shù)； 

（6）18位為校驗碼，0-9和X。作為尾號的校驗碼，是由號碼編制單位按統(tǒng)一的公式計算出來的，如果某人的尾號是0-9，都不會出現(xiàn)X，但如果尾號是10，那么就得用X來代替，因為如果用10做尾號，那么此人的身份證就變成了19位。X是羅馬數(shù)字的10，用X來代替10。

提醒：“流水碼”最大優(yōu)點是編碼簡單，在用Excel整理基礎資料時，可以快速編碼，缺點是編碼本身只是一個流水號，無法根據(jù)編碼人工識別出它的含義。

“特征碼”編碼復雜，需要事先做好規(guī)劃，但是特征碼每一位編碼都具有含義，特征碼當中也有流水號部分。

流水碼、特征碼各有優(yōu)缺點，在中小企業(yè)的ERP實踐中，客戶、供應商通常采用流水碼，貨品采用特征碼。

在ERP實施中，先制定分類及編碼規(guī)則表，如表8-1。根據(jù)企業(yè)自身的貨品情況進行分類，把握好分類的顆粒度，客戶、供應商編碼比較簡單，前綴+流水碼，3位流水碼可以容納999個往來單位，一般來說足夠了。

表8-1 分類及編碼規(guī)則表

提醒：在對貨品進行分類編碼的時候，固定的屬性才可以作為分類，要不然就失去了“特征碼”編碼方法的意義，好比身份證號碼是按照出生地這個固定的屬性進行編碼，如果對身份證編碼規(guī)格比較熟悉的話，一看身份證號碼，就知道是來自哪個省份。

反過來，如果以居住地這個變化的屬性進行編碼的話，問題來了，他今年居住在山東省，明年去了浙江省，那編碼就得跟著變化，要不就失去了意義（不能根據(jù)身份證號碼判斷其居住在哪個身份），如果編碼跟著變化屬性進行變化的話，就違背了“一物一碼”的原則。

然后依表進行設定，如圖8-9。

圖8-9 分類及編碼規(guī)則設定

8.3.3 基礎數(shù)據(jù)接口

幣加德ERP幾乎所有的基礎數(shù)據(jù)都可以從Excel導入/導出，參見流程模擬部分。

提醒：通過基礎數(shù)據(jù)接口導入基礎數(shù)據(jù)，是為了使ERP能夠快速上線，導入模板包含了主要信息，但并不完整，很多體現(xiàn)ERP控制點的信息都沒有包含進去。

在系統(tǒng)上線后，如果有新的基礎資料，直接在ERP相應模塊手工錄入進去。不要再使用這個接口導入/導出，即使是導出，每個基礎資料模塊都有導出功能，導出的信息更完整。

8.3.4 客戶

客戶資料，如圖8-10，主要字段如下：（客戶分類參閱“8.3.8輔助資料”）

? 適用價格、折扣率%：影響報價單、銷售訂單、銷售出庫單的價格。

? 付款條件、對賬日、付款日：比如月結30天等，影響應收賬款的賬期。

? 信用額度、已用額度、額度不足：影響銷售訂單/銷售出庫單的保存。銷售出庫單/銷售退回單在審核/反審核時，會更新“已用額度”的值（也可以手工維護）。

圖8-10 客戶資料

8.3.5 供應商

供應商資料，如圖8-11，主要字段如下：（供應商分類參閱“8.3.8輔助資料”）

? 付款條件、對賬日、付款日：比如月結30天等，影響應付賬款的賬期。

圖8-11 供應商資料

8.3.6 貨品，客戶料號，供應商料號

（1）貨品資料，主鍵為貨品代碼，也稱品號、料號，如圖8-12，主要字段如下：

? 庫存單位、采購單位、銷售單位：分別對應庫存變化相關的單據(jù)、采購單據(jù)、銷售單據(jù)。

采購系統(tǒng)：

? 標準進價：如果未對該貨品做過核價單，采購單據(jù)錄入時默認帶出的價格。

? 主供應商：如果未對該貨品做過核價單，請購單錄入時默認帶出主供應商。

? 進價控制、進價上限、含稅（采購）：如果啟用進價控制，則采購單據(jù)的價格不能高于這里的上限價格。

? 最低補量MOQ：考慮到采購的經濟性，最小購買數(shù)量。

? 補貨倍量MPQ：有的貨品體積較小，放在包裝容器中，只能一包一包的購買。

銷售系統(tǒng)：

? 零售價、定價一~定價四：定義好不同的價格，以便在客戶資料中選用。

? 售價控制、售價下限、含稅（銷售）：如果啟用售價控制，則銷售單據(jù)的價格不能低于這里的下限價格。

倉庫系統(tǒng)：

? 庫存上限、庫存下限：庫存警告報表的依據(jù)，同時，庫存下限也是MRP運算公式中的安全存量。

? 主要來源：決定在MRP運算生單時默認生成的單據(jù)，采購件生成請購單，自制件生成工單，委外件生成委外工單。

? 庫存單位2：啟用雙單位管理時才需設定。

其他：

? 是否批次管理：在倉庫子系統(tǒng)參數(shù)中啟用了批號管理的前提下，是否啟用該貨品的批次管理。

圖8-12 貨品資料

（2）客戶料號。維護內部料號與客戶料號的對應關系，如圖8-13。

圖8-13 客戶料號

（2）供應商料號。維護內部料號與供應商料號的對應關系，如圖8-14。

圖8-14 供應商料號

8.3.7 倉庫，計量單位

（1）倉庫資料，如圖8-15，主要字段如下：

? 不納入MRP運算：放在此倉庫的東西，在MRP運算時計算在內。

圖8-15 倉庫資料

（2）計量單位資料，如圖8-16，主要字段如下：

? 單位：所有單據(jù)中只會用到此字段的值。其他字段只是備注說明。

圖8-16 計量單位資料

8.3.8 部門，員工，輔助資料

（1）部門資料。為了系統(tǒng)的簡潔性，沒有使用樹狀結構來描述部門，如果實際情況部門之間有歸屬關系，可以在編碼時體現(xiàn)，比如，生產部下設品質組和計劃組，以數(shù)字1開頭表示生產部，這樣來編碼：100|生產部、101|品質組、102|計劃組。如圖8-17。

圖8-17 部門資料

（2）員工資料。錄入部門、工號、姓名、性別即可，系統(tǒng)用戶從員工資料引入，如圖8-18。

圖8-18 員工資料

（3）輔助資料。如圖8-19，輔助資料分類如下：

? 銷售類型：對銷售單據(jù)的分類，比如內銷、外銷。

? 客戶類別：

a.如果企業(yè)客戶不多，無需分類，忽略此；

b.如果需要簡單分類，使用此字段；

c.如果需要復雜分類，體現(xiàn)出層級，請使用【系統(tǒng)設置】/【分類及編碼規(guī)則設定】。

? 采購類型：與銷售類型類似。

? 供應商類別：與客戶類別類似。

? 請購類型：比如生產請購、雜項請購。

? QC判定：比如合格、不良、報廢。

圖8-19 輔助資料

8.3.9 現(xiàn)金銀行賬戶，結算方式

（1）現(xiàn)金銀行賬戶。把企業(yè)所有的現(xiàn)金/銀行賬戶維護進系統(tǒng)，同時把每個賬戶的期初金額維護進去，如圖8-20。

圖8-20 現(xiàn)金銀行賬戶

提醒：注意現(xiàn)金銀行賬戶的期初余額與應收/應付系統(tǒng)的期初余額的區(qū)別：現(xiàn)金銀行賬戶的期初余額是公司賬戶的余額，會影響到現(xiàn)金日記賬/銀行存款日記賬的期初余額；而應收系統(tǒng)/應付系統(tǒng)的期初余額是客戶/供應商的余額，會影響到客戶對賬單/供應商對賬單的期初余額。

（2）結算方式。定義系統(tǒng)中所要使用到的結算方式，如圖8-21。

圖8-21 結算方式

8.3.10 幣別，價格條件，付款條件

可以在系統(tǒng)的輔助功能區(qū)，也就是點【...】彈出菜單中顯示，如圖8-22。

圖8-22 幣別，價格條件，付款條件

（1）幣別。如果企業(yè)除了人民幣外，還有外幣交易，首先需要定義幣別，如圖8-23。

圖8-23 幣別

（2）價格條件。如果企業(yè)還有外銷業(yè)務的話，需要維護好價格條件，如圖8-24。

圖8-24 價格條件

外貿常用價格條件，如表8-2。

表8-2 常用價格條件

（3）付款條件。企業(yè)的業(yè)務往來中除了現(xiàn)金交易外，普通存在按賬期月結的情況，在系統(tǒng)中通過付款條件來定義什么賬款到期，什么時候該付款了，如圖8-25。

圖8-25 付款條件

付款條件計算邏輯舉例：

假設 [對賬日] 為每月 20 號，[付款日] 為每月 8 號，則計算邏輯如下：

■ 應收基準日“出貨日”

  1) 2016-01-05 發(fā)貨，對賬日之前，從2016-01-05 起算，加一個月至2016-02-05 到期，應付款日2016-02-08

  2) 2016-01-25 發(fā)貨，對賬日之后，從2016-01-25 起算，加一個月至2016-02-25 到期，應付款日2016-03-08

■ 應收基準日“出貨日次月初”

  1) 2016-01-05 發(fā)貨，對賬日之前，在賬期2015-12-20~2016-01-19 段，從2016-02-01 起算，加一個月至2016-03-01 到期，應付款日2016-03-08

  2) 2016-01-25 發(fā)貨，對賬日之后，在賬期2016-01-20~2016-02-19 段，從2016-03-01 起算，加一個月至2016-04-01 到期，應付款日2016-04-08

■ 加天數(shù)

  發(fā)貨日期，加上相應天數(shù)，再按上面規(guī)則計算。

提醒：付款條件、對賬日、付款日都在客戶資料中設置，銷售訂單中選了客戶，會自動帶出付款條件，銷售出庫單中選了客戶，不但會自動帶出付款條件，而且會根據(jù)銷售出庫日期，結合對賬日、付款日，推算出預結賬日、預付款日，并且倉庫人員在打單時不能修改，如果客戶的付款條件有變，比如從“月結30天”變?yōu)椤霸陆Y60天”，則需要變更客戶資料中的付款條件，變更之后，再次錄入銷售出庫單時，會以新的付款條件進行推算。

變更客戶資料只會影響之后錄入的銷售訂單/銷售出庫單的付款條件、預結賬日、預付款日，之前錄入的單據(jù)不受影響。

8.3.11 出入類別

其他入庫單的“入庫類別”，其他出庫單的“出庫類別”，除了系統(tǒng)內置的（#開頭）以外，還可以自行定義，自定義的出入庫類別代碼不能以“#”開頭，如圖8-26。

圖8-26 付出入類別